KPIs e OKRs: inimigos ou aliados?

Desde 2013, com um vídeo no YouTube onde o CEO da Google Ventures explica como o Google usava OKRs naquela época e, posteriormente, em 2018, com o livro do John Doerr, ‘Avalie o que Importa’, os OKRs se popularizaram no mundo e o que vemos desde então é uma confusão com a sopa de letrinhas das ferramentas de gestão, afinal: qual é a diferença entre KPIs - Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Desempenho) e OKRs - Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chaves)?

Vamos lá, os KPIs são métricas-chave que indicam o passado, são indicadores de retrovisor, que mostram como foi o andamento, a situação, a saúde dos processos e atividades diárias. A partir desses dados históricos, é possível tomar decisões sobre o que fazer adiante. Em geral, são indicadores de receita, satisfação do cliente, quantidades vendidas, custos, entre outros, além de não possuírem um prazo definido.

Já os OKRs são framework de definição de metas ambiciosas com uma estrutura própria com Objetivo e Resultados-chave, são um olhar para frente. Possuem um prazo, geralmente trimestral, além de ser recomendado usar as outras características de metas SMART. E ao invés de usar indicadores de retrovisor, é mais indicado usar indicadores de tendência nesses KRs. Portanto, claramente as duas ferramentas têm propósitos diferentes.

Lá em 2017, quando me vi no meio da maior implementação de OKRs das Américas, a analogia a seguir nos ajudou a discernir o melhor o papel de cada uma: os KPIs são os indicadores no painel de um carro: combustível, óleo, entre outros. Enquanto os OKRs são o Waze. Você precisa saber se tem gasolina para chegar ao seu destino, e você pode errar a rota ao longo do caminho e recalculá-la para chegar ao seu objetivo.

Por outro lado, se os propósitos são diferentes, por que as pessoas confundem? O ponto é que, dentro do processo de gestão, em vários momentos, a aplicação dos conceitos das ferramentas se misturam. Os KPIs existem pela natureza da operação, do que a empresa faz e dos processos vigentes. Ambos possuem métricas e vemos um KPI sendo KR, bem como melhorar um KPI sendo um objetivo. São métricas e as pessoas querem melhorar a métrica.

No fundo, a confusão acontece mesmo quando não identificamos o melhor momento para usar um conceito e outro. Por essa razão, é fundamental saber e conseguir aplicar as duas ferramentas simultaneamente, pois se complementam e vão melhorar a sua gestão como um todo. É como uma arte, existem diferentes formas de se aplicar um pincel, uma tinta e os dois são meios para se criar o produto final.

Neste sentido, é preciso prestar bastante atenção na realidade da sua empresa de forma geral e como a gestão está sendo conduzida, pois a partir de um indicador existente (um KPI), pode surgir uma meta de negócio (um OKR), mas nem todos os KPIs precisarão ser melhorados, inclusive, muitas vezes não teremos recursos financeiros, materiais e até humanos para melhorar vários ao mesmo tempo.

Diante deste cenário, é necessário aprender a priorizar, escolher onde apostar as fichas naquele determinado momento: estas fichas são OKRs. Ou seja, você precisa analisar os KPIs, que são os indicadores que já aconteceram, para conseguir traçar os OKRs, que ainda vão acontecer. E assim, tudo estará interligado e fazendo sentido, para que você cumpra suas metas, atinja os seus objetivos e conquiste os melhores resultados no final do ciclo.

Você não consegue resolver vários problemas ao mesmo tempo, você precisa entender quais problemas enfrenta para conseguir eventualmente aumentar sua receita. Apenas a partir disso, é possível definir seus OKRs, priorizar os problemas e à medida que avançar na direção de resolvê-los propriamente, então você escolhe outro, ajustando sua rota e indo cada vez mais de encontro ao seu objetivo.

Pedro Signorelli é um dos maiores especialistas do Brasil em gestão, com ênfase em OKRs. Já movimentou com seus projetos mais de R$ 2 bi e é responsável, dentre outros, pelo case da Nextel, maior e mais rápida implementação da ferramenta nas Américas.