Narciso Doro
Presidente do Sicontiba
Guarda e abandono pelos clientes da documentaçao nas organizações contábeis
É muito comum, em qualquer escritório de contabilidade, o abandono da documentação da empresa nos escritórios, por clientes, motivados pelo insucesso de sua atividade, consequentemente o abandono alcança também o vinculo com o profissional responsável técnico pela contabilidade da empresa. O tempo passa, em prazos dos mais variados, e eis que surge, o cliente Abandonante, alvorando-se no direito de exigir que o contabilista, no período de seu abandono, tenha mantido regular a escrituração, bem como tenha cumprido com todas as obrigações acessórias.
É muito comum, no relacionamento empresa x escritório de contabilidade, que os livros e todos os demais documentos fiquem no espaço físico da organização contábil, tutelados pelo contabilista. Na inexistência de um ordenamento legal, que regule onde deve permanecer tal documentação, talvez poderíamos chamar de “tradição legal”, ou seja, o que se pratica, inclusive admitida pelo Fisco, tanto é verdade, que qualquer procedimento embrionário de fiscalização é na porta escritório de contabilidade que o Fisco vai bater, antes mesmo de qualquer contato com o fiscalizado.
É muito comum esse abandono provocar o silêncio do relacionamento com o escritório de contabilidade e o desaparecimento do pagamento de honorários. Consequentemente a prestação de serviço fica interrompida, e não existirá o procedimento de baixa, e o fisco não terá conhecimento da inatividade da empresa, considerando-o omisso, com reflexos negativos ao cliente abandonante, como eventuais multas e outros encargos.
É muito comum atribuir a responsabilidade ao contabilista, após cinco anos de abandono, pelas multas em dívida ativa, ou por ele não manter a escrituração contábil regular; mas a indagação persiste, os documentos da empresa ficaram em poder da organização contábil, com o ônus depositado ao Contabilista, então onde o contabilista deve depositar a documentação que não lhe pertence?
Provocamos varias reuniões com autoridades, e todos têm uma visão sobre a questão, mas acredito que a mais coerente até o momento foi a resposta do Conselho Federal de Contabilidade, quando se desconhece por completo o paradeiro do cliente; cabe ao contabilista comprovar que buscou a rescisão contratual, bem como a devolução de todos os livros e documento que detinha na condição de depositário, assim sendo: publicação em jornais de grande circulação da convocação do cliente para a retirada dos livros e documentos, comunicação aos órgãos fiscalizadores da cessação de sua responsabilidade técnica. Ainda junto à autoridade policial, fazendo um boletim de ocorrência, a titulo de preservação de direitos. Outra hipótese seria determinar no contrato de prestação de serviços quem assumirá a condição de depositário.
